3 Jenis Produk SAP ERP

SAP adalah aplikasi sistem erp dari jerman yang sudah dipakai oleh banyak perusahaan besar di indonesia , sap sangat komplit namun juga komplek , dari segi modal investasi sap juga bukan untuk semua perusahaan , karena sap terkenal mahal, mungkin karena kualitasnya atau nama besarnya , sap  sendiri memiliki 3 jenis produk yang terkenal yaitu

- My SAP Business Suite atau yang lebih dikenal dengan nama R/3.

Merupakan produk utama dan pertama dari SAP. Sudah memiliki ratusan

customer yang merupakan korporasi di seluruh dunia.

Merupakan full customise system, menggunakan bahasa pemrograman sendiri

(ABAP).

Untuk mengimplementasikan produk yang satu ini, anda perlu meluangkan

investasi min US$ 500.000, waktu implementasi min

1 thn, serta team IT yang solid dan capable.

Ilustrasinya: Anda ingin membuat rumah, disediakan tanahnya, bahan

bangunan, arsitek, kontraktor, buruh, tapi design & perencanaan

silahkan anda develop dan rundingkan sendiri dengan resources yang anda

miliki.

- My SAP All-in-One, atau A1,

merupakan turunan dari R/3 yang sudah memiliki

best practice dari industri vertical tertentu (mis: trading,

distribusi, manufacture, building management, etc.)

Sama seperti R/3 merupakan full customise system juga, akan tetapi sudah

ada rangka best practice-nya. Programming language: ABAP.

Untuk mengimplementasikan produk yg satu ini, persiapkan investasi sebesar

min US$ 150.000, dengan waktu implementasi min 6 bln, serta

team IT yg solid & capable.

Ilustrasinya: Kerangka dan design rumah sudah ada, tinggal anda customise

sesuai keinginan anda.

- My SAP Business One atau B1,

merupakan produk paling ekonomis dari SAP.

Dengan general modul yg bisa dipergunakan di semua jenis perusahaan, B1

memiliki keunggulan dengan adanya fondasi yang kuat, ditopang

oleh flexibilitas program mengikuti business proses dari customer

menggunakan Add On modul.

Investasinya berkisar dari US$ 30.000 - 100.000 dengan waktu implementasi

mulai 20 man days.

Ilustrasi: bangunan rumah sudah ada, tinggal pilih interior, warna cat,

dekorasi dll.

harga bisa berubah , kualitas implementasi juga tergantung dari konsultan yang digunakan , mungkin hal yang paling bijaksana adalah mencari informasi yang lebih banyak  sebelum menggunakan produk ini , karena uang anda akan banyak digelontorkan untuk menggunakan sistem ini.

More about → 3 Jenis Produk SAP ERP

Faktor Kritis dalam implementasi ERP

Sukses adalah hasil dari suatu strategi dan usaha , tidak datang dengan kebetulan . suskes dalam meng ' Go Live' ERP juga perlu strategi dan usaha . banyak tulisan mengenai critical succes factor untuk mengimplementasikan sebuah enterprise system. saya coba melihat salah satu artikel yg ditulis oleh Anne Parr dan Graeme Shanks di Jurnal of Information Technology (2000) 15 . Didalam jurnal tersebut point - point Critical Success Factor (CSF) untuk implementasi ERP adalah :

1. Management support, dukungan dan komitmen dari top management sangat di butuhkan dari sebelum project dimulai sampai setelah project selesai atau sudah . kenapa saya menuliskan sampai setelah project selesai , ini di perlukan agar semangat pengembangan dan ke ikut sertaan dari semua yg terlibat terus berakar.
2. Keterlibatan orang - orang yg berkompeten dalam bidang nya secara full time .Kenapa harus full time yaitu agar lebih fokus.
3. Diberikan wewenang untuk memberikan keputusan, wewenang disini berarti di berikan nya delegasi untuk dapat memutuskan sehingga keputusan yang akan lebih cepat tapi harus dilakukan oleh orang yang kompeten.
4. Delivered date, Jadwal yang realisitis dan tetap harus selalu di monitor perkembangan dan kemajuannya
5. Champion, agen perubahan dimana selalu ber ' promosi ' mengenai sistem yang baru dan bertugas untuk sebagai 'pendengar' sehingga menjadi koreksi dalam implementasi.
6. Vanila ERP, istilah saja agar implementasi ERP hanya melakukan sedikit Customize. kenapa sedikit karena untuk memudahkan upgarade software.
7. Ruang lingkup yang tidak terlalu besar, sangat baik dilakukan dengan ruang lingkup yg tidak terlalu besar dahulu agar lebih effektif & effisien . Hindari "Big Bang" project
8. Definisi tujuan dan ruang lingkup, ini salah satu terpenting karena Steering Committee mendefinisikan tujuan & ruang lingkup yang jelas. ini sebenar nya merupakan inti dari mau kemana kita nanti nya. ini semua harus benar - benar di pahami oleh seluruh anggota project. Apabila gagal mendifinisikan secara benar maka biasa nya project akan menjadi terlambat dan akhir nya ujung - ujung nya cost nya juga naik
9. Komposisi team yang seimbang, komposisi yang seimbang dari bisnis analis, technical expert dan user yang ikut dalam implementasi dari internal dan external perusahaan
10. Commitment to change, ketekunan dan ketabahan dalam menghadapi masalah yang terjadi selama implementasi.

More about → Faktor Kritis dalam implementasi ERP

Apakah ERP perlu diupgrade ?

Judul diatas adalah pertanyaan yang sering dihadapkan ke pengguna dimana vendor dari aplikasi memberikan info bahwa sudah ada release terbaru atau patch. Ada beberapa pembuat aplikasi rajin sekali mengeluarkan patch atau release sehingga kadang kita yang tidak rajin monitor perkembangan aplikasi akan tertinggal jauh.

Sederhananya kita dapat mengajukan beberapa pertanyaan .

1. apakah aplikasi yang dipakai saat ini sudah sesuai dengan keinginan kita ?
2. apakah dengan release atau patch saat ini masih disupport vendor ?
3. apakah kita perlu melakukan improvement bisnis maupun teknis seperti yang ditawarkan direlease terbaru ?
4. yang terakhir dan ini juga merupakan kata kunci , apakah ada budget untuk melakukan upgrade ?

More about → Apakah ERP perlu diupgrade ?

6 business process utama di ERP

Menurut Michael D dan Robert J. Vokura , business process di ERP terdiri dari 6 bagian besar yaitu quote to cash, procure to pay, plan to perform, manufacturing operations, product life cycle dan financial management. Secara ilustrasi dapat dilihat gambar di atas.

Quote to cash :

Dimulai dari identifikasi pelanggan yang qualified dimana pelanggan tersebut membutuhkan produk /jasa yang di hasilkan sampai penerimaan pembayaran dari pelanggan tersebut.

Procure to pay:

Dimulai dari order pemesanan ke supplier/vendor sampai pembayaran ke supplier/vendor

Plan to perfom:

Didalamnya terdapat demand forecast, material plannning, capacity planning dan distribution planning. Kalau dilihat dari ilustrasi diatas proses ini meliputi kelima proses lainnya karena dalam proses planning dibutuhkan informasi laiinya seperti salah satu contoh untuk merencanakan demand forecast sangat dibutuhkan data inventory yang ada.

Manufacturing operations:

Dimulai dengan menerima pesanan (order) dari pelanggan sampai produk/jasa dikirim ke pelanggan. Ada tiga tipe proses di manufaktur yaitu : discrete, lot-based dan flow (process)

Product life cycle:

Didalamnya mengatur dari konsep produk / jasa sampai sudah tidak di produksi (obsolete) dan juga terdapat informasi produk/jasa revisi,upgrade . Jadi intinya disini terdapat semua informasi produk / jasa.

Financial management:

Didalamnya ada AR, AP , General Ledger ,Fixed Asset dan standar pelaporan keuangan.

More about → 6 business process utama di ERP

Apa itu sistem ERP ( enterprise resource planning )

Kebanyakan orang masih belum mengetahui apa yang dimaksud dengan Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dan konsep sistem ERP itu sendiri. Serta bagaimana suatu Sistem ERP dapat memberikan "revenue" bagi suatu perusahaan yang mengimplementasikan sistem tersebut.

Secara garis besar, Sistem ERP bisa digambarkan sebagai perkakas manajemen yang menyeimbangkan persediaan dan permintaan perusahaan secara menyeluruh, berkemampuan untuk menghubungkan pelanggan dan supplier dalam satu kesatuan rantai ketersediaan, mengadopsi proses-proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan, dan mengintegrasikan seluruh bagian fungsional perusahaan; sales, marketing, manufacturing, logistics, purchasing, finance, new product development, dan human resources. Sehingga bisnis dapat berjalan dengan tingkat pelayanan pelanggan dan produktifitas yang tinggi, biaya dan inventory yang lebih rendah, dan menyediakan dasar untuk e-commerce yang efektif.

Dari semua pengembangan teknologi sistem informasi dewasa ini, satu sistem informasi yang didesain untuk mendukung keseluruhan unit fungsional dari perusahaan adalah Enterprise Resource Planning atau ERP. Sistem ERP adalah suatu paket piranti lunak (software) yang dapat memenuhi kebutuhan suatu perusahaan dalam mengintegrasikan keseluruhan aktivitasnya, dari sudut pandang proses bisnis di dalam perusahaan atau organisasi tersebut. Sistem ERP adalah salah satu sistem informasi yang tercanggih yang bisa didapatkan pada awal abad 21 ini.

Untuk dapat mengadopsi teknologi Sistem ERP, suatu perusahaan tidak jarang harus menyediakan dana dari ratusan juta hingga milyaran rupiah. Dana sebesar itu harus disediakan untuk investasi paket software Sistem ERP, hardware berupa server dan desktop, database dan operating sistem software, high performance network, hingga biaya konsultasi untuk implementasi. Meskipun dihalangi oleh biaya investasi yang besar, banyak perusahaan di dunia dan tidak terkecuali di Indonesia seperti berlomba-lomba untuk mengadopsi sistem informasi ini. Hal ini karena paket software Sistem ERP yang diimplementasikan secara baik akan menghasilkan ”return” terhadap investasi yang layak dan dalam waktu cepat.

Karena Sistem ERP menangani seluruh aktivitas dalam organisasi, membawa budaya kerja baru dan integrasi dalam organisasi. mengambil alih tugas rutin dari personel dari tingkat operator hingga manajer fungsional, sehingga memberikan kesempatan kepada sumber daya manusia perusahaan untuk berkonsentrasi dalam penanganan masalah yang kritis dan berdampak jangka panjang. Sistem ERP juga membawa dampak penghematan biaya (cost efficiency) yang signifikan dengan adanya integrasi dan monitoring yang berkelanjutan terhadap performance organisasi.

Secara implisit Sistem ERP bukan hanya suatu software semata, namun merupakan suatu solusi terhadap permasalahan informasi dalam organisasi. Enterprise Resource Planning (ERP) dapat didefinisikan sebagai aplikasi sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah dan memanipulasi suatu transaksi di dalam organisasi dan menyediakan fasilitas perencanaan, produksi dan pelayanan konsumen yang real-time dan terintegrasi.

Sistem ERP merupakan suatu sistem yang terintegrasi, sehingga Sistem ERP mampu memberikan kepada organisasi penggunanya suatu model pengolahan transaksi yang terintegrasi dengan aktivitas di unit bisnis lain dalam organisasi. Dengan mengimplementasikan proses bisnis standar perusahaan dan database tunggal (single database) yang mencakup keseluruhan aktivitas dan lokasi di dalam perusahaan, ERP mampu menyediakan integrasi di antara aktivitas dan lokasi tersebut. Sebagai hasilnya, Sistem ERP dapat mendorong ke arah kemampuan pengambilan keputusan yang lebih baik dengan parameter yang terukur secara kuantitatif. Sehingga keputusan yang dihasilkan tersebut dapat saling mendukung proses operasional perusahaan atau organisasi.

Mudah-mudahan sedikit ulasan diatas dapat memberikan gambaran kepada para pembaca mengenai apa itu Sistem ERP secara umum.

Tentunya Anda sering mendengar mengenai Sistem ERP yang digunakan untuk melakukan pencatatan transaksi bisnis perusahaan. Sistem ERP adalah suatu sistem yang mengintegrasikan keseluruhan fungsi dan proses bisnis dalam suatu perusahaan. Membangun dan mengimplementasikan Sistem ERP bukanlah pekerjaan yang mudah, membutuhkan banyak tenaga, pemikiran dan tentunya komitmen seluruh pihak yang berkepentingan.

Pada artikel ini, penulis berusaha mengemukakan beberapa hal yang perlu dan tidak perlu dilakukan dalam membangun Tentunya Anda sering mendengar mengenai Sistem ERP yang digunakan untuk melakukan pencatatan transaksi bisnis perusahaan. Sistem ERP adalah suatu sistem yang mengintegrasikan keseluruhan fungsi dan proses bisnis dalam suatu perusahaan. Membangun dan mengimplementasikan Sistem ERP bukanlah pekerjaan yang mudah, membutuhkan banyak tenaga, pemikiran dan tentunya komitmen seluruh pihak yang berkepentingan..

More about → Apa itu sistem ERP ( enterprise resource planning )

Analisa kebutuhan pengguna dalam pengembangan sistem ERP

Pada tahap awal pembuatan sistem ERP, pihak pembangun sistem perlu benar-benar mengetahui kebutuhan perusahaan calon pengguna dengan jelas. Biasanya hal ini dilakukan dengan mengadakan interview dan pengumpulan informasi kepada pihak-pihak internal perusahaan

Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:

1. Memberikan informasi dengan akurat dan jelas kepada pihak konsultan. Informasi mengenai proses bisnis yang tidak jelas dapat menyebabkan pihak konsultan pembangun sistem tidak dapat melakukan pembangunan sesuai dengan keadaan perusahaan calon pengguna
2. Lakukan interview kepada pihak internal yang dapat mengambil keputusan
   Pihak pembangun sistem ERP akan menjelaskan desain sistem yang akan dibangun terlebih dahulu kepada pihak internal yang diinterview. Dengan melakukan hal ini, diharapkan pemetaan kebutuhan internal perusahaan terhadap sistem yang akan dibangun dapat dilakukan dengan sukses dan pihak internal mendapatkan gambaran mengenai sistem yang nantinya akan digunakan perusahaan.
   Pada kasus dimana desain dan struktur sistem ERP tidak dapat memenuhi kebutuhan internal perusahan, maka pihak pembangun diharapkan dapat memberikan solusi alternatif yang mungkin pada awalnya tidak termasuk didalam sistem (non-standard requirement). Jika ini dilakukan, maka pihak pembangun membutuhkan keputusan dari pihak internal apakah solusi alternatif yang ditawarkan disetujui atau tidak. Pada saat inilah masalah timbul, yaitu saat pihak yang diinterview tidak dapat mengambil keputusan dan membuat bingung pihak pembangun sistem
3. Menjelaskan kebutuhan pihak internal perusahaan dengan seksama kepada pihak konsultan pembangun sistem ERP, sering terjadi pada beberapa proyek pembangunan sistem ERP, pihak internal perusahaan tidak mengerti dengan jelas apa cakupan dari sistem yang diinginkan, disinilah diperlukan peran pihak pembangun sistem untuk memberikan arahan dan konsultasi untuk memperjelas kebutuhan sistem yang akan dibangun. Denganbantuan konsultan, diharpakan pihak internal dapat benar-benar menjelaskan kebutuhan istem baru tanpa keraguan.
4. Pembuatan dokumentasi hasil interview yang disetujui oleh kedua belah pihak.
   Hal ini wajib dilakukan sebagai dokumentasi desain dan keputusan-keputusan terhadap sistem ERP yang telah diambil dan disetujui baik oleh pihak internal perusahaan dan pihak pembangun sistem ERP.
   Dokumentasi ini merupakan dasar dari pembuatan desain sistem dan akan menjadi acuan apabila pada masa mendatang terjadi kesalah pahaman atau perbedaan pendapat antara pihak internal perusahaan dan pihak pembangun sistem.
5. Jangan melakukan interview kepada pemilik perusahaan yang tidak mengerti dengan jelas proses bisnis dan permasalahan yang dihadapi pada aktivitas operasi sehari-hari. Pada beberapa pengalaman proyek pembangunan sistem ERP , sering kali pemilik menginginkan banyak fitur dalam sistem yang sebenarnya tidak diperlukan dalam kegiatan operasi harian perusahaan.
6. Jangan melakukan pengembangan sistem jika dokumen hasil interview belum disetujui oleh kedua belah pihak.
   Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, bahwa dokumentasi ini berfungsi sebagai dasar dalam desain dan pembangunan sistem. Dokumentasi ini juga merupakan acuan bagi perusahaan ketika melakukan testing dan pemeriksaan sistem baru yang dibangun.

More about → Analisa kebutuhan pengguna dalam pengembangan sistem ERP

Proses testing terhadap sistem ERP yang dibangun

Ini merupakan salah satu tahapan yang kritikal untuk dilakukan. Dengan melakukan testing yang komprehensif, baik pihak pembangun dan pihak calon pengguna dapat dengan yakin mengetahui kemampuan sistem saat digunakan.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:

1. Gunakan dokumentasi hasil interview yang telah disetujui sebagai dasar desain sistem dalam testing. Sehingga testing yang dilakukan harus selalu mengacu kepada dokumentasi tersebut
2. Buatlah skenario testing yang mencakup seluruh transaksi bisnis yang dilakukan di dalam Pada tahap awal pembuatan sistem ERP, pihak pembangun sistem perlu benar-benar mengetahui kebutuhan perusahaan calon pengguna dengan jelas. Biasanya hal ini dilakukan dengan mengadakan interview dan pengumpulan informasi kepada pihak-pihak internal perusahaan
3. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:
4. Memberikan informasi dengan akurat dan jelas kepada pihak konsultan. Informasi mengenai proses bisnis yang tidak jelas dapat menyebabkan pihak konsultan pembangun sistem tidak dapat melakukan pembangunan sesuai dengan keadaan perusahaan calon pengguna
5. Lakukan interview kepada pihak internal yang dapat mengambil keputusan
   Pihak pembangun sistem ERP akan menjelaskan desain sistem yang akan dibangun terlebih dahulu kepada pihak internal yang diinterview. Dengan melakukan hal ini, diharapkan pemetaan kebutuhan internal perusahaan terhadap sistem yang akan dibangun dapat dilakukan dengan sukses dan pihak internal mendapatkan gambaran mengenai sistem yang nantinya akan digunakan perusahaan.
   Pada kasus dimana desain dan struktur sistem ERP tidak dapat memenuhi kebutuhan internal perusahan, maka pihak pembangun diharapkan dapat memberikan solusi alternatif yang mungkin pada awalnya tidak termasuk didalam sistem (non-standard requirement). Jika ini dilakukan, maka pihak pembangun membutuhkan keputusan dari pihak internal apakah solusi alternatif yang ditawarkan disetujui atau tidak. Pada saat inilah masalah timbul, yaitu saat pihak yang diinterview tidak dapat mengambil keputusan dan membuat bingung pihak pembangun sistem
6. Menjelaskan kebutuhan pihak internal perusahaan dengan seksama kepada pihak konsultan pembangun sistem ERP, sering terjadi pada beberapa proyek pembangunan sistem ERP, pihak internal perusahaan tidak mengerti dengan jelas apa cakupan dari sistem yang diinginkan, disinilah diperlukan peran pihak pembangun sistem untuk memberikan arahan dan konsultasi untuk memperjelas kebutuhan sistem yang akan dibangun. Denganbantuan konsultan, diharpakan pihak internal dapat benar-benar menjelaskan kebutuhan istem baru tanpa keraguan.
7. Pembuatan dokumentasi hasil interview yang disetujui oleh kedua belah pihak.
   Hal ini wajib dilakukan sebagai dokumentasi desain dan keputusan-keputusan terhadap sistem ERP yang telah diambil dan disetujui baik oleh pihak internal perusahaan dan pihak pembangun sistem ERP.
   Dokumentasi ini merupakan dasar dari pembuatan desain sistem dan akan menjadi acuan apabila pada masa mendatang terjadi kesalah pahaman atau perbedaan pendapat antara pihak internal perusahaan dan pihak pembangun sistem.
8. Jangan melakukan interview kepada pemilik perusahaan yang tidak mengerti dengan jelas proses bisnis dan permasalahan yang dihadapi pada aktivitas operasi sehari-hari. Pada beberapa pengalaman proyek pembangunan sistem ERP , sering kali pemilik menginginkan banyak fitur dalam sistem yang sebenarnya tidak diperlukan dalam kegiatan operasi harian perusahaan.
9. Jangan melakukan pengembangan sistem jika dokumen hasil interview belum disetujui oleh kedua belah pihak.
   Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, bahwa dokumentasi ini berfungsi sebagai dasar dalam desain dan pembangunan sistem. Dokumentasi ini juga merupakan acuan bagi perusahaan ketika melakukan testing dan pemeriksaan sistem baru yang dibangun.
10. Lakukan testing secara terus menerus (continuous testing). Pada Pada tahap awal pembuatan sistem ERP, pihak pembangun sistem perlu benar-benar mengetahui kebutuhan perusahaan calon pengguna dengan jelas. Biasanya hal ini dilakukan dengan mengadakan interview dan pengumpulan informasi kepada pihak-pihak internal perusahaan
11. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:
12. Memberikan informasi dengan akurat dan jelas kepada pihak konsultan. Informasi mengenai proses bisnis yang tidak jelas dapat menyebabkan pihak konsultan pembangun sistem tidak dapat melakukan pembangunan sesuai dengan keadaan perusahaan calon pengguna
13. Lakukan interview kepada pihak internal yang dapat mengambil keputusan
    Pihak pembangun sistem ERP akan menjelaskan desain sistem yang akan dibangun terlebih dahulu kepada pihak internal yang diinterview. Dengan melakukan hal ini, diharapkan pemetaan kebutuhan internal perusahaan terhadap sistem yang akan dibangun dapat dilakukan dengan sukses dan pihak internal mendapatkan gambaran mengenai sistem yang nantinya akan digunakan perusahaan.
    Pada kasus dimana desain dan struktur sistem ERP tidak dapat memenuhi kebutuhan internal perusahan, maka pihak pembangun diharapkan dapat memberikan solusi alternatif yang mungkin pada awalnya tidak termasuk didalam sistem (non-standard requirement). Jika ini dilakukan, maka pihak pembangun membutuhkan keputusan dari pihak internal apakah solusi alternatif yang ditawarkan disetujui atau tidak. Pada saat inilah masalah timbul, yaitu saat pihak yang diinterview tidak dapat mengambil keputusan dan membuat bingung pihak pembangun sistem
14. Menjelaskan kebutuhan pihak internal perusahaan dengan seksama kepada pihak konsultan pembangun sistem ERP, sering terjadi pada beberapa proyek pembangunan sistem ERP, pihak internal perusahaan tidak mengerti dengan jelas apa cakupan dari sistem yang diinginkan, disinilah diperlukan peran pihak pembangun sistem untuk memberikan arahan dan konsultasi untuk memperjelas kebutuhan sistem yang akan dibangun. Denganbantuan konsultan, diharpakan pihak internal dapat benar-benar menjelaskan kebutuhan istem baru tanpa keraguan.
15. Pembuatan dokumentasi hasil interview yang disetujui oleh kedua belah pihak.
    Hal ini wajib dilakukan sebagai dokumentasi desain dan keputusan-keputusan terhadap sistem ERP yang telah diambil dan disetujui baik oleh pihak internal perusahaan dan pihak pembangun sistem ERP.
    Dokumentasi ini merupakan dasar dari pembuatan desain sistem dan akan menjadi acuan apabila pada masa mendatang terjadi kesalah pahaman atau perbedaan pendapat antara pihak internal perusahaan dan pihak pembangun sistem.
16. Jangan melakukan interview kepada pemilik perusahaan yang tidak mengerti dengan jelas proses bisnis dan permasalahan yang dihadapi pada aktivitas operasi sehari-hari. Pada beberapa pengalaman proyek pembangunan sistem ERP , sering kali pemilik menginginkan banyak fitur dalam sistem yang sebenarnya tidak diperlukan dalam kegiatan operasi harian perusahaan.
17. Jangan melakukan pengembangan sistem jika dokumen hasil interview belum disetujui oleh kedua belah pihak.
    Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, bahwa dokumentasi ini berfungsi sebagai dasar dalam desain dan pembangunan sistem. Dokumentasi ini juga merupakan acuan bagi perusahaan ketika melakukan testing dan pemeriksaan sistem baru yang dibangun. yang terintegrasi, testing harus dilakukan terus menerus karena perbaikan pada suatu bagian mungkin saja menyebabkan perubahan pada bagian lain, sehingga testing yang pada awalnya telah dilakukan harus diulangi kembali untuk memastikan keseluruhan sistem dapat digunakan dengan baik.
    Hal ini tentu saja akan mendorong terjadinya perbaikan secara terus menerus (continuous improvement) terhadap kekurangan-kekurangan yang ditemui selama tahapan testing.
18. Pada tahapan lebih lanjut, bagi pihak pengguna perlu melakukan pengembangan sistem terus menerus sehingga sistem yang telah ada dapat terus dikembangkan baik fungsi, fitur, maupun tampilannya
19. Lakukan testing dengan data semirip mungkin dengan data asli yang mungkin terjadi dalam perusahaan. Hal ini perlu dilakukan untuk mengantisipasi kesalahan yang mungkin saja terjadi saat Pada tahap awal pembuatan sistem ERP, pihak pembangun sistem perlu benar-benar mengetahui kebutuhan perusahaan calon pengguna dengan jelas. Biasanya hal ini dilakukan dengan mengadakan interview dan pengumpulan informasi kepada pihak-pihak internal perusahaan
20. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:
21. Memberikan informasi dengan akurat dan jelas kepada pihak konsultan. Informasi mengenai proses bisnis yang tidak jelas dapat menyebabkan pihak konsultan pembangun sistem tidak dapat melakukan pembangunan sesuai dengan keadaan perusahaan calon pengguna
22. Lakukan interview kepada pihak internal yang dapat mengambil keputusan
    Pihak pembangun sistem ERP akan menjelaskan desain sistem yang akan dibangun terlebih dahulu kepada pihak internal yang diinterview. Dengan melakukan hal ini, diharapkan pemetaan kebutuhan internal perusahaan terhadap sistem yang akan dibangun dapat dilakukan dengan sukses dan pihak internal mendapatkan gambaran mengenai sistem yang nantinya akan digunakan perusahaan.
    Pada kasus dimana desain dan struktur sistem ERP tidak dapat memenuhi kebutuhan internal perusahan, maka pihak pembangun diharapkan dapat memberikan solusi alternatif yang mungkin pada awalnya tidak termasuk didalam sistem (non-standard requirement). Jika ini dilakukan, maka pihak pembangun membutuhkan keputusan dari pihak internal apakah solusi alternatif yang ditawarkan disetujui atau tidak. Pada saat inilah masalah timbul, yaitu saat pihak yang diinterview tidak dapat mengambil keputusan dan membuat bingung pihak pembangun sistem
23. Menjelaskan kebutuhan pihak internal perusahaan dengan seksama kepada pihak konsultan pembangun sistem ERP, sering terjadi pada beberapa proyek pembangunan sistem ERP, pihak internal perusahaan tidak mengerti dengan jelas apa cakupan dari sistem yang diinginkan, disinilah diperlukan peran pihak pembangun sistem untuk memberikan arahan dan konsultasi untuk memperjelas kebutuhan sistem yang akan dibangun. Denganbantuan konsultan, diharpakan pihak internal dapat benar-benar menjelaskan kebutuhan istem baru tanpa keraguan.
24. Pembuatan dokumentasi hasil interview yang disetujui oleh kedua belah pihak.
    Hal ini wajib dilakukan sebagai dokumentasi desain dan keputusan-keputusan terhadap sistem ERP yang telah diambil dan disetujui baik oleh pihak internal perusahaan dan pihak pembangun sistem ERP.
    Dokumentasi ini merupakan dasar dari pembuatan desain sistem dan akan menjadi acuan apabila pada masa mendatang terjadi kesalah pahaman atau perbedaan pendapat antara pihak internal perusahaan dan pihak pembangun sistem.
25. Jangan melakukan interview kepada pemilik perusahaan yang tidak mengerti dengan jelas proses bisnis dan permasalahan yang dihadapi pada aktivitas operasi sehari-hari. Pada beberapa pengalaman proyek pembangunan sistem ERP , sering kali pemilik menginginkan banyak fitur dalam sistem yang sebenarnya tidak diperlukan dalam kegiatan operasi harian perusahaan.
26. Jangan melakukan pengembangan sistem jika dokumen hasil interview belum disetujui oleh kedua belah pihak.
    Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, bahwa dokumentasi ini berfungsi sebagai dasar dalam desain dan pembangunan sistem. Dokumentasi ini juga merupakan acuan bagi perusahaan ketika melakukan testing dan pemeriksaan sistem baru yang dibangun. sudah mulai digunakan untuk kegiatan bisnis perusahaan
27. Jangan melakukan testing secara parsial, karena hal ini menyebabkan analisa yang dilakukan pihak pelaku test (tester) menjadi bias dan dapat mempengaruhi perubahan sistem yang mungkin tidak diperlukan

More about → Proses testing terhadap sistem ERP yang dibangun

Pemindahan data dalam implementasi sistem ERP

Setelah testing sistem dilakukan dan sistem siap untuk digunakan, tahapan berikutnya yang tidak kalah penting adalah migrasi data dari sistem yang saat ini digunakan oleh perusahaan (legacy system) ke sistem ERP yang baru dibangun.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:

1. Tentukan pihak-pihak internal yang bertanggung jawab terhadap persiapan data yang diperlukan
   Dengan memutuskan seseorang sebagai penanggung jawab terhadap persiapan data, maka pengumpulan dan persiapan data untuk proses migrasi dapat dilakukan dengan lebih terencana.
2. Persiapkan data dengan detail dan rapih
   Pihak pengembang sistem ERP akan melakukan pembuatan program khusus yang hanya digunakan untuk keperluan migrasi data. Mereka akan memberikan arahan mengenai jenis data yang dibutuhkan, format data, dan susunan data sesuai dengan program yang sebelumnya telah dibuat.
   Sangat penting bagi pihak internal untuk mempersiapkan dan menyediakan data sesuai dengan format dan susunan yang telah diarahkan oleh pihak pengembang. Sehingga proses migrasi data dapat dilakukan dengan lebih lancar.
3. Lakukan pemeriksaan data dengan seksama untuk menghindari duplikasi data yang nantinya akan dipindahkan ke sistem ERP baru
   Pada tahapan migrasi data, perlu diperhatikan bahwa hanya data yang akan digunakan pada masa mendatanglah (di sistem baru) yang akan diikutsertakan dalam proses migrasi. Untuk data yang sudah tidak digunakan, tidak perlu diikutsertakan.
   Sehingga pada tahap ini perlu dilakukan pemeriksaan data yang benar-benar akan digunakan dan juga pemeriksaan data dari kesalahan input atau duplikasi. Proses ini juga disebut dengan Data Cleansing process.
4. Lakukan migrasi data untuk keseluruhan data yang diperlukan, bukan hanya untuk data tertentu atau data parsial
   sistem ERP merupakan sistem yang memiliki integrasi antar proses transaksi yang akan dijalankan perusahaan. Hal inilah yang menyebabkan migrasi data diperlukan untuk data transaksi semua departemen dalam perusahaan yang akan menggunakan sistem baru tersebut. Jika ada data terkait yang akan digunakan dalam sistem ERP tetapi tidak diikutsertakan dalam proses migrasi, besar kemungkinan sistem tersebut tidak dapat digunakan untuk mengisi data transaksi operasi harian di masa mendatang.
5. Jangan mempersiapkan data migrasi yang tidak sesuai dengan arahan, format dan susunan yang sebelumnya telah diberikan oleh konsultan.
   Dengan mempersiapkan dan memberikan data yang tidak sesuai dengan arahan konsultan, konsultan akan mengajukan perbaikan data kepada tim internal perusahaan. Pada saat hal ini terjadi, proses persiapan data akan memakan waktu lebih lama karena perbaikan dan perubahan data tersebut.

More about → Pemindahan data dalam implementasi sistem ERP

Pentingnya Komunikasi dalam pengembangan sistem ERP

Komunikasi dan komitmen merupakan hal penting lainnya yang perlu selalu dijaga pada saat perusahaan memutuskan untuk melakukan pengembangan sistem ERP.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:

1. Komunikasi antar anggota tim proyek pengembangan
   Tanpa komunikasi yang baik, maka informasi tidak akan dapat disampaikan dan disebarluaskan ke pihak lain yang berkepentingan. Komunikasi harus selalu terjaga baik di dalam internal tim konsultan, internal tim perusahaan, maupun antar tim konsultan dengan internal perusahaan.
   Pada beberapa proyek pengembangan sistem ERP., salah satu kunci suksesnya adalah komunikasi dan keakraban antar anggota tim proyek baik dari pihak internal maupun dari pihak konsultan.
   Dengan komunikasi yang lancar, masing-masing anggota tim akan lebih menyadari tugas dan fungsinya masing-masing, hal inilah yang pada akhirnya akan menciptakan sinergi antara anggota tim dan teamwork yang solid.
2. Peringati anggota tim untuk selalu dapat dihubungi
   Selama masa proyek pengembangan berlangsung, akan sangat penting jika semua anggota tim dapat saling berkomunikasi, terutama pada masa-masa migrasi data. Akses komunikasi dan kemampuan untuk dapat dihubungi menjadi bagian penting dalam hal ini. Kegagalan menghubungi atau berkomunikasi dengan anggota tim lainnya dapat menghambat kerja tim dan menyebabkan proyek berjalan tidak sesuai jadwal
3. Komitmen terhadap batas waktu pengerjaan tugas dalam proyek
   Pada awal pengembangan, pimpinan proyek (Project Manager) akan menetukan waktu pengerjaan proyek dan mensosialisasikan jadwal tersebut kepada seluruh anggota tim proyek.
   Setiap anggota tim proyek wajib menyelesaikan tugasnya masing-masing sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan tersebut. Jika ada bagian tim yang tidak melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan jadwal, maka mungkin saja proyek akan mengalami perpanjangan waktu yang dapat menyebabkan kerugian kepada kedua belah pihak (perusahaan dan konsultan).
4. Libatkan tenaga kerja yang kompeten pada bidangnya
   Tenaga kerja yang tidak kompeten dapat mengambat laju perkembangan proyek. Untuk itu kedua belah pihak perlu memastikan bahwa tenaga yang diikutsertakan dalam proyek adalah orang-orang yang kompeten untuk melakukan tugasnya masing-masing.
   Sering kali, dalam proyek pengembangan sistem diterjunkan pula tenaga kerja/karyawan baru yang mungkin belum memahami dengan jelas tugasnya. Pada kasus seperti ini, akan dibutuhkan supervisi yang lebih ketat terhadap pekerjaan yang karyawan tersebut lakukan. Cara lain yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kemampuan tenaga baru tersebut adalah dengan mengikutsertakan karyawan yang bersangkutan dalam pelatihan-pelatihan yang lebih intensif.
5. Jangan melibatkan tenaga kerja kontrak atau non permanent untuk posisi kunci dalam proyek pengembangan sistem ERP.
   Tenaga kerja kontrak atau non permanen mempunyai tenggang masa bekerja pada perusahaan. Dengan menempatkan mereka pada posisi kunci proyek, perusahaan memiliki resiko kegagalan proyek pengembangan jika masa kontrak karyawan yang bersangkutan telah usai pada saat proyek pengembangan masih berjalan.
   Resiko lainnya yang mungkin terjadi pada kasus diatas adalah:
   • Keputusan-keputusan yang telah diambil pada masa jabatan orang tersebut mungkin saja dipertanyakan kembali dimasa yang akan datang dan dianggap tidak sesuai dengan keinginan perusahaan.
   • Perubahan desain sistem besar kemungkinan terjadi karena orang yang melakukan desain sudah tidak mengikuti project
   • Jalannya proyek yang mungkin terhambat jika posisi kunci tersebut belum menemukan pengganti yang kompeten.
6. Jangan memilih Pimpinan proyek yang tidak memiliki pengaruh terhadap tim pengembangan.
   Salah satu unsur penting yang dapat menyukseskan proyek pengembangan sistem ERP adalah kharisma dan dedikasi pimpinan proyek terhadap proyek tersebut.
   Pimpinan proyek mempunyai peran yang penting dalam memotivasi anggota tim, membentuk tim yang solid, dan mengarahkan tim untuk selalu bekerja sesuai dengan target dan jadwal. Pada beberapa proyek pengembangan yang pernah saya ikuti, anggota tim cenderung mengabaikan perintah dan arahan pimpinan proyek jika pimpinan tidak tegas dan tidak memiliki pengaruh terhadap timnya. Untuk itulah sebaiknya proyek memiliki pimpinan yang cukup dapat mempengaruhi tim itu sendiri.

Mudah-mudah hal diatas dapat memberikan Anda gambaran mengenai beberapa hal yang perlu diperhatikan pada saat perusahaan Anda melakukan pengembangan sistem ERP. Pada umumnya sistem ERP. yang masuk ke Indonesia sudah teruji kesuksesannya, namum kesuksesan di negara lain belum tentu bisa menjadi suatu jaminan bahwa sistem ERP. tersebut akan dapat digunakan (suitable) bagi perusahaan di Indonesia. Dari sekian banyak yang telah diuraikan mengenai sistem ERP (Enterprise Resources Planning), pastinya akan menimbulkan suatu pertanyaan bagi kita semua yaitu bagaimana kita memilih sebuah sistem ERP. yang cocok bagi perusahaan atau industri kita?

More about → Pentingnya Komunikasi dalam pengembangan sistem ERP

Pertimbangan dalam mengimplementasikan suatu aplikasi ERP

Berapa analis berpendapat jika anda ingin perusahaan anda maju dan berkembang dengan mengandalkan sistem ERP, terutama di Indonesia maka ada beberapa faktor yang perlu dijadikan pertimbangan dalam mengimplementasikan suatu sistem ERP, yaitu:
 

1) Fitur /Feature

Piranti lunak yang tergolong sistem ERP itu secara umum dirancang supaya dapat memberikan solusi untuk perusahaan atau industri jenis apapun (horizontal solution). Namun, pada kenyataannya, setiap industri itu punya ciri khas tersendiri. Hal ini menyebabkan timbulnya fungsi-fungsi atau features di sistem ERP yang spesifik untuk industri tertentu (vertical solution).

Oleh karena itu, features yang anda butuhkan dalam operasi sehari-hari harusnya bisa ditunjang oleh sistem ERP yang dipilih. Kadang kita melihat features yang bagus yang berdasarkan teori baru, kita perlu hati-hati menilai apakah feature baru itu bisa diterapkan pada kondisi sekarang ini. Selalu ingat bahwa kita di Indonesia mempunyai kultur tersendiri. Salah pengertian atau salah memilih berdasarkan faktor features akan menimbulkan kekacauan dan bahkan menghambat operasi perusahaan. Memang banyak perusahaan yang menanam waktu untuk penilaian ini. Cocok atau tidaknya biasanya juga bisa kita selidiki dari daftar konsumen yang telah memakai sistem ERP tersebut dan apakah industri konsumen itu serupa dengan industri kita.

2) Teknologi

Salah satu analis industri sistem ERP terkemuka pernah mengatakan 'jika memilih sistem ERP, anda harus melihat teknologi yang digunakan dibaliknya'. Sayangnya, banyak user yang memilih sistem ERP belum tentu memberikan perhatian cukup pada hal ini.

Untuk mengetahui teknologi mana yang digunakan merupakan suatu tantangan bagi departemen EDP perusahaan kita, yang biasanya lebih ter-update dibanding dengan departemen lainnya. Biasanya pemilihan sistem ERP itu didorong dari pihak user (pemakai) yang lebih terfokus kepada feature, sehingga faktor teknologi biasanya diabaikan. Akibatnya, terjadilah masalah di kemudian hari seperti banyaknya perusahaan di Indonesia yang 'terjebak' dengan namanya sistem 'legacy'.

 

3) Sumber daya manusia

Secanggih apapun teknologi kita hari ini, sistem ERP tetap saja belum sempurna seperti yang diharapkan manusia. Oleh karena itu, seberapa sukses pun sistem ERP yang kita pilih dari luar negeri, di negeri kita ini belum tentu bisa jalan jika tidak didukung oleh lokal support yang kuat. Kita harus benar-benar teliti memilih vendor yang bisa komit terhadap apa yang mereka tawarkan sebab menangani paket sistem ERP sangat lain dibandingkan dengan menangani penjualan PC atau paket perangkat lunak desktop. Di Indonesia saat ini telah ada beberapa vendor yang mulai mengembangkan sistem ERP Lokal yang mengimplementasikan ”best practise process” yang berlaku bagi perusahaan-perusahaan Indonesia. Serta penyediaan support secara menyeluruh dari sistem ERP Lokal yang telah dikembangkan.

Selain daripada vendor, perusahaan-perusahaan tersebut juga dituntut untuk menyediakan sumber daya manusia yang terampil dalam melaksanakan proyek implementasi sistem ERP tersebut.

4) Infrastruktur

 

Infrastruktur dalam hal ini termasuk sistem pendukung untuk penerapan suatu proyek ERP, antara lainnya adalah

a. apakah vendor menyediakan HelpDesk dan

b. apakah vendor mempunyai tata cara seperti standard operating procedure/methodology dalam penerapan sistem ERP

c. apakah vendor mengetahui langkah apa yang harus diambil pada saat melakukan customization,

d. apakah vendor bisa menjelaskan langkah-langkah apa yang harus ditempuh sebelum sistem 'go-live'.

e. Perlu diperhatikan juga kemungkinan perlunya upgrading di masa depan, apakah vendor mengetahui konfigurasi sistem yang telah terpasang pada konsumen setelah misalnya dua tahun kemudian? Prinsipnya, perusahaan tersebut harus bisa membedakan infrastuktur yang sekedarnya dengan yang benar-benar bisa diandalkan.

Penerapan suatu sistem ERP itu merupakan suatu proses yang berkesinambungan. Begitu dimulai sudah tidak mungkin lagi dihentikan dan tidak ada titik kesempurnaannya. Yang ada hanyalah proses penyempurnaan yang tak akan berhenti. Pada umumnya sistem ERP yang masuk ke Indonesia sudah teruji kesuksesannya, namun kesuksesan di negara lain belum tentu bisa menjadi suatu jaminan bahwa sistem ERP tersebut akan dapat digunakan (suitable) bagi perusahaan di Indonesia karena banyak faktor yang perlu diperhatikan dan dipikirkan dalam melakukan pemilihan penggunaan sistem ERP tersebut.

More about → Pertimbangan dalam mengimplementasikan suatu aplikasi ERP

Ada apa di dalam ERP

Yang kemudian perlu dipahami, ada apa di dalam ERP. Apa yang dimaksud dengan distribusi informasi ke setiap lini-lini fungsional perusahaan?, apa yang dimaksud dengan lengkap dan terintegrasi?. Berdasarkan apa yang dipahami :

1. ERP mendistribusikan dan membuat informasi secara merata ke lini-lini fungsional dalam arti ERP berada dalam satu database besar yang saling terhubung sehingga informasi dari satu bagian akan diteruskan ke bagian lain yang membutuhkan. Sampai batas tertentu, aplikasi ERP tidak lagi melakukan duplikasi data untuk informasi yang sama.
2. Di dalam aplikasi ERP terdapat sejumlah skenario-skenario kerja yang terdefinisi dengan rapih yang dapat dijadikan penuntun untuk melaksanakan operasi bisnis praktis. Karena itu, ERP disebut sebagai best practice. Melalui aplikasi, dapat disusun sejumlah skenario proses bisnis untuk mencapai tujuan. Misalnya untuk melakukan pengeluaran barang dari gudang, menyusun barang dari gudang, membuat skenario perjanjian pembayaran dengan pihak ketiga, mengontrol penagihan, dan lain-lain. Fleksibilitas yang dimiliki oleh sistem ERP ini dikenal dengan soft code yang harus dirancang dengan pemahaman bagaimana sistem beradaptasi dengan ruang lingkup kerja yang bersifat unik dari suatu entiti bisnis. Fleksibilitas ini akan bermanfaat dalam pelaksanaan proses bisnis jika dikenali dengan baik. Namun, jika tidak, dapat terjadi dan dirasakan menjadi rumit dan kaku.
3. Pada ERP juga telah disediakan proses dan perhitungan standar untuk kepentingan akuntansi, misalnya model perhitungan depresiasi, revaluasi, membuat laporan keuangan perusahaan, menghitung berdasarkan standar pengeluaran barang FIFO/LIFO, dan lain-lain.
4. ERP juga melakukan kontrol terhadap aktifitas dan hak-hak pengguna untuk melakukan akses kepada sistem aplikasi. Misalnya si A boleh masuk ke modul akuntansi, tapi tidak si B. A hanya bertugas untuk melakukan penginputan data, tapi tidak boleh melakukan posting atau approve. Skenario kerja ini disusun terencana dalam sistem. ERP juga mengontrol setiap aktivitas yang dilakukan oleh user (audit trail) dalam ber”komunikasi” dengan sistem. Termasuk, misalnya sistem tidak bisa dimasuki pada hari-hari libur yang ditentukan (cannot log in) dan mendata apa yang dilakukan oleh seorang user ketika bekerja membuka tabel, mengisi form, atau mengganti data.
5. ERP mengontrol kegiatan dan mengatur alur perpindahan informasi. Contoh sederhananya, barang yang diterima masuk ke gudang akan disimpan di luar sebelum masuk ke dalam rak-rak barang di dalam gudang. Petugas di dalam gudang membagi rak-rak dan petugasnya berdasarkan kelompok-kelompok kerja. Sistem harus dapat mengontrol penugasan untuk mengatur barang masuk ke gudang berdasarkan varian barang masuk dan varian pengaturan penugasan petugas gudang. Pada saat yang sama pula, sistem harus menginformasikan pengakuan akuntansi atas barang-barang yang sudah diakui diterima dan belum diterima oleh petugas. Contoh sebaliknya, sistem mengatur pengeluaran barang dari gudang berdasarkan sistem penugasan di gudang dan menggrup berdasarkan tujuan pengiriman sesuai dengan kondisi yang ditemui di lapangan.
6. ERP menetapkan dilaksanakan kebijakan-kebijakan bisnis, misalnya penetapan harga barang yang bisa berbeda-beda untuk setiap lokasi dan pelanggan, pemberian komisi kepada pelaksana. Kebijakan-kebijakan ini meliputi tanggal perjanjian bayar, perjanjian potongan harga, perjanjian pengiriman, pertukaran barang, supplementary, dan lain-lain. Inilah yang dalam definisi disebut sebagai : “… memberikan pada eksekutif gambaran tentang pelaksanaan bisnis yang lengkap yang kemudian akan mempengaruhi pengambilan keputusan secara produktif“
7. Keseluruhan prosedur dari tahapan proses bisnis ini diatur melalui parameter-parameter setting sedemikian rupa, sehingga sistem dan proses dapat bekerja. Grup parameter ini, intinya terbagi dalam 3 bagian besar : 1. Grup parameter untuk kepentingan sistem pelaporan akuntansi sebagai satu standar proses bisnis yang induknya diwakili oleh bagan akun dan aturan yang menyertainya, 2. Grup paramater untuk melakukan transformasi sistem dan prosedur kerja yang menyangkut tahapan grup alur kerja dan alur hasil kerja, dan 3. Grup parameter untuk melakukan analisis serta pelaporan atas keseluruhan transaksi bisnis atau dikenali pula dengan istilah “business dimension” atau statistical group. Grup parameter ini sering disebut sebagai “soft code” dari sistem untuk bekerja dengan optimal. Masalah menyesuaikan/kastemisasi dalam ERP, dalam pengenalan saya terjadi karena kegagalan pelaksana (internal/eksternal) perusahaan dalam memahami dan mengimplementasikan parameter-parameter setting ini ke dalam sistem. Paradigma lama yang dipakai, misalnya menerjemahkan sistem pengkodean barang untuk mentransformasikan perubahan dan membuat klasifikasi dengan mengubah/menambah sistem pengkodean barang, misal dari 8 digit menjadi 10 digit untuk alasan tertentu adalah salah satu penanda bahwa pelaksana tidak memahami bagaimana dan apa peran parameter setting ke di dalam aplikasi.

More about → Ada apa di dalam ERP

Modul - Modul Sistem ERP

Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto adalah aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem Financial, sistem Distribusi, sistem Manufaktur, sistem Maintenance dan sistem Human Resource.

Untuk mengetahui bagaimana sistem ERP dapat membantu sistem operasi bisnis kita, mari kita perhatikan suatu kasus kecil seperti di bawah ini: Katakanlah kita menerima order untuk 100 unit Produk A. Sistem ERP akan membantu kita menghitung berapa yang dapat diproduksi berdasarkan segala keterbatasan sumber daya yang ada pada kita saat ini. Apabila sumber dayatersebut tidak mencukupi, sistem ERP dapat menghitung berapa lagi sumberdayayangdiperlukan, sekaligus membantu kita dalam proses pengadaannya. Ketika hendak mendistribusikan hasil produksi, sistem ERP juga dapat menentukancara pemuatan dan pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan pelanggan. Dalam proses ini,tentunya segala aspek yang berhubungan dengan keuangan akan tercatat dalam sistem ERP tersebut termasuk menghitung berapa biaya produksi dari 100 unit tersebut.

Dapat kita lihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu fungsi/bagian seringdigunakan oleh fungsi/bagian yang lain. Misalnya daftar produk bisa dipakai oleh bagian pembelian, bagian perbekalan, bagian produksi, bagian gudang, bagian pengangkutan, bagian keuangan dan sebagainya. Oleh karena itu, unsur 'integrasi' itu sangat penting dan merupakan tantangan besarbagi vendor vendor sistem ERP.

Pada prinsipnya, dengan sistem ERP sebuah industri dapat dijalankan secaraoptimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow movingpart, dll.), biaya kerugian akibat 'machine fault' dll. Dinegara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT (Just-In-Time). Di sini, segala sumberdaya untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving). Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine fault, inventory, dsb.

Bagi industri yang memerlukan efisiensi dan komputerisasi dari segi penjualan, maka ada tambahan bagi konsep ERP yang bernama Sales Force Automation (SFA). Sistem ini merupakan suatu bagian penting dari suatu rantai pengadaan (Supply Chain) ERP. Pada dasarnya, Sales yang dilengkapi dengan SFA dapat bekerja lebih efisien karena semua informasi mengenai suatu pelanggan atau produk yang dipasarkan ada di databasenya.

Khusus untuk industri yang bersifat assemble-to-order atau make-to-order seperti industri pesawat, perkapalan, automobil, truk dan industri berat lainnya, sistem ERP dapat juga dilengkapi dengan Sales Configuration System (SCS). Dengan SCS, Sales dapat memberikan penawaran serta proposal yang dilengkapi dengan gambar, spesifikasi, harga berdasarkan keinginan/pesanan pelanggan. Misalnya saja seorang calon pelanggan menelpon untuk mendapatkan tawaran sebuah mobil dengan berbagai kombinasi yang mencakup warna biru, roda racing, mesin V6 dengan spoiler sport dan lain-lain. Dengan SCS, Sales dapat menberikan harga mobil dengan kombinasi tersebut pada saat itu juga.

Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap 'best practice'proses umumyang paling layak di tiru. Misalnya, bagaimana proses umumyang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.

Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari sistem ERP, maka industri kita juga harus mengikuti 'best practice process' (proses umum terbaik) yang berlaku. Disini banyak timbul masalah dan tantangan bagi industri kita di Indonesia. Tantangannya misalnya, bagaimana merubah proses kerja kita menjadi sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh sistem ERP, atau, merubah sistem ERP untuk menyesuaikan proses kerja kita.

Proses penyesuaian itu sering disebut sebagai proses Implementasi. Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses kerja yang cukup mendasar, maka perusahaan ini harus melakukan Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan.

Sebagai kesimpulan, sistem ERP adalah paket software yang sangat dibutuhkan untuk mengelola sebuah industri secara efisien dan produktif. Secara de facto, sistem ERP harus menyentuh segala aspek sumber daya perusahaan yaitu dana, manusia, waktu, material dan kapasitas. Untuk lebih meningkatkan kemampuan Sistem ERP perlu ditambah modul CRM, SRM, PLM dan juga Project Management. Karena sistem ERP dirancang dengan suatu proses kerja 'best practice', maka hal ini merupakan tantangan implementor ERP untuk melakukan implementasi
sistem ERP di suatu perusahaan.

Modul-modul Enterprise Resource Planning (ERP) Systems :

1. Item Master Management (IMM)
2. Bill Of Material (BOM)
3. Demand Management (DM)
4. Sales and Order Management (SOM)
5. Master Production Scheduling (MPS)
6. Material Requirements Planning (MRP)
7. Capacity Requirement Planning
8. Inventory Mangement (INV)
9. Shop Floor Control (SFC)
10. Purchasing Management (PUR)
11. General Ledger (GL)
12. Account Payable (AP)
13. Account Receivable (AR)
14. Cost Control (CO)
15. Financial Reporting (FIR)

Sumber : http://www.erpweaver.com

More about → Modul - Modul Sistem ERP

Hambatan dalam Implementasi sistem ERP

Pengalaman setiap pelaksana tentu berbeda-beda, dan yang dijumpai terbanyak yang dapat dikenali adalah :

1. Menyerahkan keputusan implementasi pada tenaga IT dan akuntansi. Keputusan ini tidak sepenuhnya salah tentu, karena pengendali (sistem admin) dan bahasa akhir adalah pelaporan akuntansi. Namun, yang tidak kalah penting adalah ERP adalah satu sistem terintegrasi yang mengakumulasikan proses dan keputusan-keputusan bisnis yang harus dilaksanakan. Keterlibatan dan pemahaman manajemen lini menengah dan atas untuk memanfaatkan aplikasi untuk mendukung kebijakan-kebijakan bisnis diperlukan. Struktur informasi yang bisa disediakan oleh aplikasi relatif luas, tanpa pemahaman lini pengambil keputusan dan menyerahkan pada pelaksana-pelaksana yang sudah sibuk dengan kegiatan sehari-hari yang padat, maka kompentensi dari ERP tidak akan terpakai. Yang memahami bisnis sebagai sebuah proses, kerap adalah beberapa manajer yang terlibat aktif dalam proses bisnis.
2. Berpikir melakukan kastemisasi untuk menyingkat proses dan mengabaikan sejumlah parameter setting yang seharusnya dirancang. Ibarat sebuah rumah dibangun oleh seorang arsitek ahli, dengan seorang pemilik rumah yang suka-suka memasang pintu dan jendela berdasarkan selera. Ini adalah penyakit dalam sistem. Tanpa pengetahuan proses bisnis yang cukup dan hanya mengandalkan pengalaman bertahun-tahun, perubahan dilakukan untuk menyesuaikan proses bisnis yang ada dengan sistem baru yang akan diterapkan. Pola pikir ini, sekali lagi, tidak sepenuhnya salah, tapi berpotensi melakukan kesalahan sistemik. Kalau ERP menyediakan 100 skenario bisnis yang diatur melalui 100 parameter setting. Lalu bagaimana dalam waktu singkat dan tanpa memahami struktur informasi ERP, kita bisa memutuskan untuk mengkastem proses menjadi yang baru?. Untuk jangka pendek, seolah semuanya terjawab. Namun, keputusan ini berakibat buruk di kemudian hari. Ketika bisnis semakin ketat, perubahan harus dilakukan atau ketika bisnis berkembang, dibuka divisi atau lini-lini bisnis baru, maka sistem seolah berhenti. Gagal mengantisipasi perubahan. Padahal, ciri dan kekuatan ERP adalah melakukan adaptasi terhadap perubahan kondisi bisnis. Kastemisasi terjadi untuk kebutuhan jangka pendek, dan ini kemudian berpotensi untuk menimbulkan kegagalan dalam implementasi. Mengapa?. karena setiap pemenuhan kebutuhan, menimbulkan kebutuhan baru. Ketika sebuah rumah tua dibangun, maka setelah jadi apa yang sebelumnya tidak dibutuhkan muncul menjadi kebutuhan baru. “Oh, lebih bagus kalau jenis tamannya diperbaiki, AC harus dipasang… dll”. Singkat kata, kastem pada proses dapat menganggu skenario-skenario bisnis dan kompetensi sistem. Oleh karena itu, para implementor umumnya hanya mengijinkan kastemisasi pada level form dan tampilan saja agar “friendly user“
3. Kastemisasi juga kerap berkenaan dengan keterbatasan anggaran. Lisensi ERP relatif mahal. Untuk mengurangi biaya, maka dilakukan penyesuaian. Ada betulnya memang, tapi kita harus sangat hati-hati melakukannya. Apa akibatnya jika kita tidak memanfaatkan skenario yang sudah ada?. Apa akibatnya bagi SCM (Supply Chain Management) pada langkah berikutnya?. Inilah beberapa kesalahan yang bisa dipahami ketika “upgrade” perlu dilakukan.
4. Faktor seperti resistensi, kesulitan migrasi, budaya perusahaan, database terpecah-pecah (masalah teknikal), HRD yang tidak kompeten, bisnis proses yang dimiliki bersifat unik dan tidak cocok dengan ERP yang dibeli adalah masalah-masalah tambahan yang juga perlu diperhatikan. Namun, ini kerap adalah faktor ikutan yang muncul ketika penerapan bisnis proses pada ERP tidak dimaksimalkan. Tentu ini harus ditangani dengan benar pula, terutama dari sisi sumber dayanya. Aplikasi sekelas ERP adalah kombinasi kemampuan Tim IT, Manajer Akuntasi dan Keuangan, manajer HRD, manajer Marketing, manajer Produksi yang secara bersama-sama harus memahami dan mempelajari sistem dengan seksama. Lalu dilanjutkan dengan menetapkan parameter setting yang tepat. Tim fokus inilah yang kemudian bersama implementor akan menerapkan keseluruhan sistem. Implementor juga haruslah orang yang betul-betul memahami kompleksitas dari parameter setting. Kesalahan di sini, apalagi membuat proses bisnis sendiri dan ERP yang harus menyesuaikan hanya menggunduli ERP pada level sekedar menangkap kegiatan saja.
5. Oleh karena berbagai faktor yang dihadapi dalam membentuk wajah baru perusahaan ketika mengimplementasikan ERP, maka berbagai model penerapan menjadi lahan bisnis bagi konsultan IT dan perusahaan juga melihat sisi yang sama. Berpikir modular adalah kesalahan terberat dalam implementasi ERP. Di sisi lain, tidak sedikit pula masalah ERP yang tersembunyi di mata klien. Klien membatasi hanya pada modul-modul terpotong-potong karena pertimbangan biaya dan waktu, padahal perusahaan sebenarnya membutuhkan sistem operasi yang benar-benar mampu mengadaptasi sebagian besar masalah bisnis. Ini juga menjadi hambatan serius, karena ujungnya bisa hanya membuat ERP sama dengan sebuah modul akuntansi, membuat faktur/invoice, dan mendata penagihan untuk mendapatkan laporan keuangan. Artinya sukses ERP berada pada level tingkat akuntansi saja.

More about → Hambatan dalam Implementasi sistem ERP