Untuk mengetahui bagaimana sistem ERP dapat membantu sistem operasi bisnis kita, mari kita perhatikan suatu kasus kecil seperti di bawah ini: Katakanlah kita menerima order untuk 100 unit Produk A. Sistem ERP akan membantu kita menghitung berapa yang dapat diproduksi berdasarkan segala keterbatasan sumber daya yang ada pada kita saat ini. Apabila sumber dayatersebut tidak mencukupi, sistem ERP dapat menghitung berapa lagi sumberdayayangdiperlukan, sekaligus membantu kita dalam proses pengadaannya. Ketika hendak mendistribusikan hasil produksi, sistem ERP juga dapat menentukancara pemuatan dan pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan pelanggan. Dalam proses ini,tentunya segala aspek yang berhubungan dengan keuangan akan tercatat dalam sistem ERP tersebut termasuk menghitung berapa biaya produksi dari 100 unit tersebut.
Dapat kita lihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu fungsi/bagian seringdigunakan oleh fungsi/bagian yang lain. Misalnya daftar produk bisa dipakai oleh bagian pembelian, bagian perbekalan, bagian produksi, bagian gudang, bagian pengangkutan, bagian keuangan dan sebagainya. Oleh karena itu, unsur 'integrasi' itu sangat penting dan merupakan tantangan besarbagi vendor vendor sistem ERP.
Pada prinsipnya, dengan sistem ERP sebuah industri dapat dijalankan secaraoptimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow movingpart, dll.), biaya kerugian akibat 'machine fault' dll. Dinegara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT (Just-In-Time). Di sini, segala sumberdaya untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving). Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine fault, inventory, dsb.
Bagi industri yang memerlukan efisiensi dan komputerisasi dari segi penjualan, maka ada tambahan bagi konsep ERP yang bernama Sales Force Automation (SFA). Sistem ini merupakan suatu bagian penting dari suatu rantai pengadaan (Supply Chain) ERP. Pada dasarnya, Sales yang dilengkapi dengan SFA dapat bekerja lebih efisien karena semua informasi mengenai suatu pelanggan atau produk yang dipasarkan ada di databasenya.
Khusus untuk industri yang bersifat assemble-to-order atau make-to-order seperti industri pesawat, perkapalan, automobil, truk dan industri berat lainnya, sistem ERP dapat juga dilengkapi dengan Sales Configuration System (SCS). Dengan SCS, Sales dapat memberikan penawaran serta proposal yang dilengkapi dengan gambar, spesifikasi, harga berdasarkan keinginan/pesanan pelanggan. Misalnya saja seorang calon pelanggan menelpon untuk mendapatkan tawaran sebuah mobil dengan berbagai kombinasi yang mencakup warna biru, roda racing, mesin V6 dengan spoiler sport dan lain-lain. Dengan SCS, Sales dapat menberikan harga mobil dengan kombinasi tersebut pada saat itu juga.
Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap 'best practice'proses umumyang paling layak di tiru. Misalnya, bagaimana proses umumyang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.
Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari sistem ERP, maka industri kita juga harus mengikuti 'best practice process' (proses umum terbaik) yang berlaku. Disini banyak timbul masalah dan tantangan bagi industri kita di Indonesia. Tantangannya misalnya, bagaimana merubah proses kerja kita menjadi sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh sistem ERP, atau, merubah sistem ERP untuk menyesuaikan proses kerja kita.
Proses penyesuaian itu sering disebut sebagai proses Implementasi. Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses kerja yang cukup mendasar, maka perusahaan ini harus melakukan Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan.
Sebagai kesimpulan, sistem ERP adalah paket software yang sangat dibutuhkan untuk mengelola sebuah industri secara efisien dan produktif. Secara de facto, sistem ERP harus menyentuh segala aspek sumber daya perusahaan yaitu dana, manusia, waktu, material dan kapasitas. Untuk lebih meningkatkan kemampuan Sistem ERP perlu ditambah modul CRM, SRM, PLM dan juga Project Management. Karena sistem ERP dirancang dengan suatu proses kerja 'best practice', maka hal ini merupakan tantangan implementor ERP untuk melakukan implementasi
sistem ERP di suatu perusahaan.
Modul-modul Enterprise Resource Planning (ERP) Systems :
1. Item Master Management (IMM)
2. Bill Of Material (BOM)
3. Demand Management (DM)
4. Sales and Order Management (SOM)
5. Master Production Scheduling (MPS)
6. Material Requirements Planning (MRP)
7. Capacity Requirement Planning
8. Inventory Mangement (INV)
9. Shop Floor Control (SFC)
10. Purchasing Management (PUR)
11. General Ledger (GL)
12. Account Payable (AP)
13. Account Receivable (AR)
14. Cost Control (CO)
15. Financial Reporting (FIR)
Sumber : http://www.erpweaver.com
