- Menyerahkan keputusan implementasi pada tenaga IT dan akuntansi. Keputusan ini tidak sepenuhnya salah tentu, karena pengendali (sistem admin) dan bahasa akhir adalah pelaporan akuntansi. Namun, yang tidak kalah penting adalah ERP adalah satu sistem terintegrasi yang mengakumulasikan proses dan keputusan-keputusan bisnis yang harus dilaksanakan. Keterlibatan dan pemahaman manajemen lini menengah dan atas untuk memanfaatkan aplikasi untuk mendukung kebijakan-kebijakan bisnis diperlukan. Struktur informasi yang bisa disediakan oleh aplikasi relatif luas, tanpa pemahaman lini pengambil keputusan dan menyerahkan pada pelaksana-pelaksana yang sudah sibuk dengan kegiatan sehari-hari yang padat, maka kompentensi dari ERP tidak akan terpakai. Yang memahami bisnis sebagai sebuah proses, kerap adalah beberapa manajer yang terlibat aktif dalam proses bisnis.
- Berpikir melakukan kastemisasi untuk menyingkat proses dan mengabaikan sejumlah parameter setting yang seharusnya dirancang. Ibarat sebuah rumah dibangun oleh seorang arsitek ahli, dengan seorang pemilik rumah yang suka-suka memasang pintu dan jendela berdasarkan selera. Ini adalah penyakit dalam sistem. Tanpa pengetahuan proses bisnis yang cukup dan hanya mengandalkan pengalaman bertahun-tahun, perubahan dilakukan untuk menyesuaikan proses bisnis yang ada dengan sistem baru yang akan diterapkan. Pola pikir ini, sekali lagi, tidak sepenuhnya salah, tapi berpotensi melakukan kesalahan sistemik. Kalau ERP menyediakan 100 skenario bisnis yang diatur melalui 100 parameter setting. Lalu bagaimana dalam waktu singkat dan tanpa memahami struktur informasi ERP, kita bisa memutuskan untuk mengkastem proses menjadi yang baru?. Untuk jangka pendek, seolah semuanya terjawab. Namun, keputusan ini berakibat buruk di kemudian hari. Ketika bisnis semakin ketat, perubahan harus dilakukan atau ketika bisnis berkembang, dibuka divisi atau lini-lini bisnis baru, maka sistem seolah berhenti. Gagal mengantisipasi perubahan. Padahal, ciri dan kekuatan ERP adalah melakukan adaptasi terhadap perubahan kondisi bisnis. Kastemisasi terjadi untuk kebutuhan jangka pendek, dan ini kemudian berpotensi untuk menimbulkan kegagalan dalam implementasi. Mengapa?. karena setiap pemenuhan kebutuhan, menimbulkan kebutuhan baru. Ketika sebuah rumah tua dibangun, maka setelah jadi apa yang sebelumnya tidak dibutuhkan muncul menjadi kebutuhan baru. “Oh, lebih bagus kalau jenis tamannya diperbaiki, AC harus dipasang… dll”. Singkat kata, kastem pada proses dapat menganggu skenario-skenario bisnis dan kompetensi sistem. Oleh karena itu, para implementor umumnya hanya mengijinkan kastemisasi pada level form dan tampilan saja agar “friendly user“
- Kastemisasi juga kerap berkenaan dengan keterbatasan anggaran. Lisensi ERP relatif mahal. Untuk mengurangi biaya, maka dilakukan penyesuaian. Ada betulnya memang, tapi kita harus sangat hati-hati melakukannya. Apa akibatnya jika kita tidak memanfaatkan skenario yang sudah ada?. Apa akibatnya bagi SCM (Supply Chain Management) pada langkah berikutnya?. Inilah beberapa kesalahan yang bisa dipahami ketika “upgrade” perlu dilakukan.
- Faktor seperti resistensi, kesulitan migrasi, budaya perusahaan, database terpecah-pecah (masalah teknikal), HRD yang tidak kompeten, bisnis proses yang dimiliki bersifat unik dan tidak cocok dengan ERP yang dibeli adalah masalah-masalah tambahan yang juga perlu diperhatikan. Namun, ini kerap adalah faktor ikutan yang muncul ketika penerapan bisnis proses pada ERP tidak dimaksimalkan. Tentu ini harus ditangani dengan benar pula, terutama dari sisi sumber dayanya. Aplikasi sekelas ERP adalah kombinasi kemampuan Tim IT, Manajer Akuntasi dan Keuangan, manajer HRD, manajer Marketing, manajer Produksi yang secara bersama-sama harus memahami dan mempelajari sistem dengan seksama. Lalu dilanjutkan dengan menetapkan parameter setting yang tepat. Tim fokus inilah yang kemudian bersama implementor akan menerapkan keseluruhan sistem. Implementor juga haruslah orang yang betul-betul memahami kompleksitas dari parameter setting. Kesalahan di sini, apalagi membuat proses bisnis sendiri dan ERP yang harus menyesuaikan hanya menggunduli ERP pada level sekedar menangkap kegiatan saja.
- Oleh karena berbagai faktor yang dihadapi dalam membentuk wajah baru perusahaan ketika mengimplementasikan ERP, maka berbagai model penerapan menjadi lahan bisnis bagi konsultan IT dan perusahaan juga melihat sisi yang sama. Berpikir modular adalah kesalahan terberat dalam implementasi ERP. Di sisi lain, tidak sedikit pula masalah ERP yang tersembunyi di mata klien. Klien membatasi hanya pada modul-modul terpotong-potong karena pertimbangan biaya dan waktu, padahal perusahaan sebenarnya membutuhkan sistem operasi yang benar-benar mampu mengadaptasi sebagian besar masalah bisnis. Ini juga menjadi hambatan serius, karena ujungnya bisa hanya membuat ERP sama dengan sebuah modul akuntansi, membuat faktur/invoice, dan mendata penagihan untuk mendapatkan laporan keuangan. Artinya sukses ERP berada pada level tingkat akuntansi saja.
Hambatan dalam Implementasi sistem ERP
Diposting oleh Maz Duikin on Minggu, 26 Februari 2017
