Setelah testing sistem dilakukan dan sistem siap
untuk digunakan, tahapan berikutnya yang tidak kalah penting adalah
migrasi data dari sistem yang saat ini digunakan oleh perusahaan
(legacy system) ke sistem ERP yang baru dibangun.
Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Tentukan pihak-pihak internal yang bertanggung jawab terhadap persiapan data yang diperlukan
Dengan memutuskan seseorang sebagai penanggung jawab terhadap persiapan data, maka pengumpulan dan persiapan data untuk proses migrasi dapat dilakukan dengan lebih terencana. - Persiapkan data dengan detail dan rapih
Pihak pengembang sistem ERP akan melakukan pembuatan program khusus yang hanya digunakan untuk keperluan migrasi data. Mereka akan memberikan arahan mengenai jenis data yang dibutuhkan, format data, dan susunan data sesuai dengan program yang sebelumnya telah dibuat.
Sangat penting bagi pihak internal untuk mempersiapkan dan menyediakan data sesuai dengan format dan susunan yang telah diarahkan oleh pihak pengembang. Sehingga proses migrasi data dapat dilakukan dengan lebih lancar. - Lakukan pemeriksaan data dengan seksama untuk menghindari duplikasi data yang nantinya akan dipindahkan ke sistem ERP baru
Pada tahapan migrasi data, perlu diperhatikan bahwa hanya data yang akan digunakan pada masa mendatanglah (di sistem baru) yang akan diikutsertakan dalam proses migrasi. Untuk data yang sudah tidak digunakan, tidak perlu diikutsertakan.
Sehingga pada tahap ini perlu dilakukan pemeriksaan data yang benar-benar akan digunakan dan juga pemeriksaan data dari kesalahan input atau duplikasi. Proses ini juga disebut dengan Data Cleansing process. - Lakukan migrasi data untuk keseluruhan data yang diperlukan, bukan hanya untuk data tertentu atau data parsial
sistem ERP merupakan sistem yang memiliki integrasi antar proses transaksi yang akan dijalankan perusahaan. Hal inilah yang menyebabkan migrasi data diperlukan untuk data transaksi semua departemen dalam perusahaan yang akan menggunakan sistem baru tersebut. Jika ada data terkait yang akan digunakan dalam sistem ERP tetapi tidak diikutsertakan dalam proses migrasi, besar kemungkinan sistem tersebut tidak dapat digunakan untuk mengisi data transaksi operasi harian di masa mendatang. - Jangan mempersiapkan data migrasi yang tidak sesuai dengan arahan, format dan susunan yang sebelumnya telah diberikan oleh konsultan.
Dengan mempersiapkan dan memberikan data yang tidak sesuai dengan arahan konsultan, konsultan akan mengajukan perbaikan data kepada tim internal perusahaan. Pada saat hal ini terjadi, proses persiapan data akan memakan waktu lebih lama karena perbaikan dan perubahan data tersebut.
