1) Fitur /Feature
Piranti lunak yang tergolong sistem ERP itu secara
umum dirancang supaya dapat memberikan solusi untuk perusahaan atau
industri jenis apapun (horizontal solution). Namun, pada
kenyataannya, setiap industri itu punya ciri khas tersendiri. Hal ini
menyebabkan timbulnya fungsi-fungsi atau features di sistem ERP yang
spesifik untuk industri tertentu (vertical solution).
Oleh karena itu, features yang anda butuhkan dalam
operasi sehari-hari harusnya bisa ditunjang oleh sistem ERP yang
dipilih. Kadang kita melihat features yang bagus yang berdasarkan
teori baru, kita perlu hati-hati menilai apakah feature baru itu bisa
diterapkan pada kondisi sekarang ini. Selalu ingat bahwa kita di
Indonesia mempunyai kultur tersendiri. Salah pengertian atau salah
memilih berdasarkan faktor features akan menimbulkan kekacauan dan
bahkan menghambat operasi perusahaan. Memang banyak perusahaan yang
menanam waktu untuk penilaian ini. Cocok atau tidaknya biasanya juga
bisa kita selidiki dari daftar konsumen yang telah memakai sistem ERP
tersebut dan apakah industri konsumen itu serupa dengan industri
kita.
2) Teknologi
Salah satu analis industri sistem ERP terkemuka
pernah mengatakan 'jika memilih sistem ERP, anda harus melihat
teknologi yang digunakan dibaliknya'. Sayangnya, banyak user yang
memilih sistem ERP belum tentu memberikan perhatian cukup pada hal
ini.
Untuk mengetahui teknologi mana yang digunakan
merupakan suatu tantangan bagi departemen EDP
perusahaan kita, yang biasanya lebih ter-update dibanding
dengan departemen lainnya. Biasanya pemilihan sistem ERP itu didorong
dari pihak user (pemakai) yang lebih terfokus kepada feature,
sehingga faktor teknologi biasanya diabaikan. Akibatnya, terjadilah
masalah di kemudian hari seperti banyaknya perusahaan di Indonesia
yang 'terjebak' dengan namanya sistem 'legacy'.
3) Sumber daya manusia
Secanggih apapun teknologi kita hari ini, sistem ERP
tetap saja belum sempurna seperti yang diharapkan manusia. Oleh
karena itu, seberapa sukses pun sistem ERP yang kita pilih dari luar
negeri, di negeri kita ini belum tentu bisa jalan jika tidak didukung
oleh lokal support yang kuat. Kita harus benar-benar teliti memilih
vendor yang bisa komit terhadap apa yang mereka tawarkan sebab
menangani paket sistem ERP sangat lain dibandingkan dengan menangani
penjualan PC atau paket perangkat lunak desktop. Di Indonesia saat
ini telah ada beberapa vendor yang mulai mengembangkan sistem ERP
Lokal yang
mengimplementasikan ”best practise process” yang berlaku bagi
perusahaan-perusahaan Indonesia. Serta penyediaan support secara
menyeluruh dari sistem ERP Lokal
yang telah dikembangkan.
Selain daripada vendor, perusahaan-perusahaan
tersebut juga dituntut untuk menyediakan sumber daya manusia yang
terampil dalam melaksanakan proyek implementasi sistem ERP tersebut.
4) Infrastruktur
Infrastruktur dalam hal ini termasuk sistem
pendukung untuk penerapan suatu proyek ERP, antara lainnya
adalah
a. apakah vendor menyediakan HelpDesk dan
b. apakah vendor mempunyai tata cara seperti
standard operating procedure/methodology dalam penerapan sistem ERP
c. apakah vendor mengetahui langkah apa yang harus
diambil pada saat melakukan customization,
d. apakah vendor bisa menjelaskan langkah-langkah
apa yang harus ditempuh sebelum sistem 'go-live'.
e. Perlu diperhatikan juga kemungkinan perlunya
upgrading di masa depan, apakah vendor mengetahui konfigurasi sistem
yang telah terpasang pada konsumen setelah misalnya dua tahun
kemudian? Prinsipnya, perusahaan tersebut harus bisa membedakan
infrastuktur yang sekedarnya dengan yang benar-benar bisa diandalkan.
Penerapan suatu sistem ERP itu merupakan suatu
proses yang berkesinambungan. Begitu dimulai sudah tidak mungkin lagi
dihentikan dan tidak ada titik kesempurnaannya. Yang ada hanyalah
proses penyempurnaan yang tak akan berhenti. Pada umumnya sistem ERP
yang masuk ke Indonesia sudah teruji kesuksesannya, namun kesuksesan
di negara lain belum tentu bisa menjadi suatu jaminan bahwa sistem
ERP tersebut akan dapat digunakan (suitable) bagi perusahaan di
Indonesia karena banyak faktor yang perlu diperhatikan dan dipikirkan
dalam melakukan pemilihan penggunaan sistem ERP tersebut.
