Yang kemudian perlu dipahami, ada apa di dalam ERP.
Apa yang dimaksud dengan distribusi informasi ke setiap lini-lini
fungsional perusahaan?, apa yang dimaksud dengan lengkap dan
terintegrasi?. Berdasarkan apa yang dipahami :
- ERP mendistribusikan dan membuat informasi secara merata ke lini-lini fungsional dalam arti ERP berada dalam satu database besar yang saling terhubung sehingga informasi dari satu bagian akan diteruskan ke bagian lain yang membutuhkan. Sampai batas tertentu, aplikasi ERP tidak lagi melakukan duplikasi data untuk informasi yang sama.
- Di dalam aplikasi ERP terdapat sejumlah skenario-skenario kerja yang terdefinisi dengan rapih yang dapat dijadikan penuntun untuk melaksanakan operasi bisnis praktis. Karena itu, ERP disebut sebagai best practice. Melalui aplikasi, dapat disusun sejumlah skenario proses bisnis untuk mencapai tujuan. Misalnya untuk melakukan pengeluaran barang dari gudang, menyusun barang dari gudang, membuat skenario perjanjian pembayaran dengan pihak ketiga, mengontrol penagihan, dan lain-lain. Fleksibilitas yang dimiliki oleh sistem ERP ini dikenal dengan soft code yang harus dirancang dengan pemahaman bagaimana sistem beradaptasi dengan ruang lingkup kerja yang bersifat unik dari suatu entiti bisnis. Fleksibilitas ini akan bermanfaat dalam pelaksanaan proses bisnis jika dikenali dengan baik. Namun, jika tidak, dapat terjadi dan dirasakan menjadi rumit dan kaku.
- Pada ERP juga telah disediakan proses dan perhitungan standar untuk kepentingan akuntansi, misalnya model perhitungan depresiasi, revaluasi, membuat laporan keuangan perusahaan, menghitung berdasarkan standar pengeluaran barang FIFO/LIFO, dan lain-lain.
- ERP juga melakukan kontrol terhadap aktifitas dan hak-hak pengguna untuk melakukan akses kepada sistem aplikasi. Misalnya si A boleh masuk ke modul akuntansi, tapi tidak si B. A hanya bertugas untuk melakukan penginputan data, tapi tidak boleh melakukan posting atau approve. Skenario kerja ini disusun terencana dalam sistem. ERP juga mengontrol setiap aktivitas yang dilakukan oleh user (audit trail) dalam ber”komunikasi” dengan sistem. Termasuk, misalnya sistem tidak bisa dimasuki pada hari-hari libur yang ditentukan (cannot log in) dan mendata apa yang dilakukan oleh seorang user ketika bekerja membuka tabel, mengisi form, atau mengganti data.
- ERP mengontrol kegiatan dan mengatur alur perpindahan informasi. Contoh sederhananya, barang yang diterima masuk ke gudang akan disimpan di luar sebelum masuk ke dalam rak-rak barang di dalam gudang. Petugas di dalam gudang membagi rak-rak dan petugasnya berdasarkan kelompok-kelompok kerja. Sistem harus dapat mengontrol penugasan untuk mengatur barang masuk ke gudang berdasarkan varian barang masuk dan varian pengaturan penugasan petugas gudang. Pada saat yang sama pula, sistem harus menginformasikan pengakuan akuntansi atas barang-barang yang sudah diakui diterima dan belum diterima oleh petugas. Contoh sebaliknya, sistem mengatur pengeluaran barang dari gudang berdasarkan sistem penugasan di gudang dan menggrup berdasarkan tujuan pengiriman sesuai dengan kondisi yang ditemui di lapangan.
- ERP menetapkan dilaksanakan kebijakan-kebijakan bisnis, misalnya penetapan harga barang yang bisa berbeda-beda untuk setiap lokasi dan pelanggan, pemberian komisi kepada pelaksana. Kebijakan-kebijakan ini meliputi tanggal perjanjian bayar, perjanjian potongan harga, perjanjian pengiriman, pertukaran barang, supplementary, dan lain-lain. Inilah yang dalam definisi disebut sebagai : “… memberikan pada eksekutif gambaran tentang pelaksanaan bisnis yang lengkap yang kemudian akan mempengaruhi pengambilan keputusan secara produktif“
- Keseluruhan prosedur dari tahapan proses bisnis ini diatur melalui parameter-parameter setting sedemikian rupa, sehingga sistem dan proses dapat bekerja. Grup parameter ini, intinya terbagi dalam 3 bagian besar : 1. Grup parameter untuk kepentingan sistem pelaporan akuntansi sebagai satu standar proses bisnis yang induknya diwakili oleh bagan akun dan aturan yang menyertainya, 2. Grup paramater untuk melakukan transformasi sistem dan prosedur kerja yang menyangkut tahapan grup alur kerja dan alur hasil kerja, dan 3. Grup parameter untuk melakukan analisis serta pelaporan atas keseluruhan transaksi bisnis atau dikenali pula dengan istilah “business dimension” atau statistical group. Grup parameter ini sering disebut sebagai “soft code” dari sistem untuk bekerja dengan optimal. Masalah menyesuaikan/kastemisasi dalam ERP, dalam pengenalan saya terjadi karena kegagalan pelaksana (internal/eksternal) perusahaan dalam memahami dan mengimplementasikan parameter-parameter setting ini ke dalam sistem. Paradigma lama yang dipakai, misalnya menerjemahkan sistem pengkodean barang untuk mentransformasikan perubahan dan membuat klasifikasi dengan mengubah/menambah sistem pengkodean barang, misal dari 8 digit menjadi 10 digit untuk alasan tertentu adalah salah satu penanda bahwa pelaksana tidak memahami bagaimana dan apa peran parameter setting ke di dalam aplikasi.
